SISTEM MANAJEMEN ADMINISTRASI RADIO

Sistem Manajemen Administrasi Radio merupakan sebuah perangkat lunak aplikasi komputer yang dirancang dan dibuat untuk memenuhi kebutuhan informasi manajemen pada perusahaan yang bergerak dalam media informasi dalam hal ini stasiun radio. Dalam program aplikasi ini telah disiapkan beberapa fungsi kerja yang dapat mempermudah pekerjaan secara administrasi yang dilakukan oleh staff atau karyawan. Fungsi-fungsi yang telah disiapkan diantaranya :

1. Marketing dan Traffic.
2. Music Director.
3. Produksi.
4. Keuangan dan Administrasi Umum.
5. Siaran.
6. Monitoring Program aplikasi ini digunakan pada komputer yang terhubung dalam jaringan, semua data yang di olah oleh masing-masing fungsi disimpan pada database server. Berikut ini kami jelaskan mengenai fungsi-fungsi tersebut di atas.

I. DIVISI MARKETING DAN TRAFFIC

Divisi Marketing memiliki tanggung jawab dalam mencatat setiap order iklan yang akan ditayangkan di radio. Proses pencatatan ini berdasarkan Tanggal Pemesanan dan NOP ( Nomor OrderPemesanan ). Dalam proses pencatatan order iklan ini, divisi Marketing juga memberikan informasi yang berguna seperti jam tayang khusus, pembuatan format iklan yang akan ditayangkan, jingle music dengan kwalitas yang baik sesuai dengan keinginan pemesan order iklan (klien). Sehingga pada suatu saat seseorang ( klien ) yang mewakili sebuah badan usaha atau institusi ingin menayangkan iklan tersebut di radio maka divisi Marketing dapat secara mudah mengetahui jadwal yang masih dapat digunakan untuk menayangkan iklan tersebut.Dan informasi tersebut dapat secara cepat disampaikan kepada klien dan klien dapat segera menentukan jadwal untuk penayangan iklannya. Proses atau fungsi kerja yang dilakukan oleh divisi Marketing ini dapat dikatakan sebagai fungsi utama dalam usaha dibidang jasa Radio. Dalam program aplikasi ini, divisi marketing memiliki fasilitas diantaranya :

1. Input Data Order Fasilitas Input Data Order ini adalah melakukan pencatatan jadwal iklan dari sebuah badan usaha atau institusi sampai dengan nilai nominal dari penayangan iklan tersebut.
2. Space Spot (Traffic). Fasilitas Space Spot ini adalah memberikan informasi jumlah penyediaan iklan (stock) berdasarkan hari/tanggal dan jam tayangnya.
3. Master Klien Fasilitas Master Klien ini adalah melakukan pencatatan data kien yang akan dan telah melakukan transaksi pemesanan penyangan iklan di radio
4. Laporan Spot (Traffic) Fasilitas Laporan Spot ini adalah memberikan informasi mengenai iklan yang sudah ditayangkan dan belum ditayangkan
5. Laporan Omzet Fasilitas Laporan Omzet ini adalah memberikan informasi omzet yang didapatkan oleh divisi marketing dalam periode tertentu.
   

II. DIVISI MUSIC DIRECTOR

Divisi Music Director bertugas untuk membuat format audio lagu dan iklan jika terdapat pemesanan dari biro iklan. Setelah membuat dalam format audio, divisi ini mencatat data-data tersebut. Data-data ini diperlukan oleh bagian lainnya seperti divisi produksi dan siaran berupa data lagu dan iklan yang akan diputar pada saat itu. Manajemen Radio mempersiapkan divisi music director ini sebagai sebuah divisi yang dapat menerima permintaan segala jenis / bentuk format audio lagu dan iklan untuk diolah agar hasilnya dapat didengar secara menarik dan berkualitas baik.

Dalam program aplikasi ini, divisi marketing memiliki fasilitas diantaranya :

1. Master Lagu Fasilitas Master Lagu ini adalah untuk melakukan proses pencatatan lagu-lagu yang dimiliki oleh radio. Proses pencatatan dibedakan berdasarkan kategori lagu dan format medianya (MP3, WAV, MID) dan akan disimpan dalam database server, sehingga data tersebut dapat digunakan oleh divisi Siaran.
2. Master Iklan Fasilitas Master Iklan ini adalah untuk melakukan proses pencatatan iklan-iklan yang diinginkan oleh klien. Proses pencatatan ini dibedakan berdasarkan produk yang akan diiklankan dan akan disimpan dalam database server, sehingga data tersebut dapat digunakan oleh divisi Siaran atau Penyiaran.
   

III. DIVISI PRODUKSI

Setiap media informasi elektronik yang berdiri terutama media radiodan televisi akan memberikan suatu bentuk acara yang berbeda sebagai ciri khas dari media tersebut. Oleh sebab itu acara-acara yang akan disiarkan terlebih dahulu harus di tentukan oleh bagian produksi.

Pada Aplikasi Radio ini terdapat dua tahapan yang harus dilakukan oleh divisi acaradiantaranya adalah :

1. Input Acara untuk menentukan jadwal acara yang akan disiarkan pada periode tertentu, berikut dengan penyiar.
2. Input Berita untuk menuliskan berita yang dapat berasal dari media cetak (koran, tabloid, majalah dll) atau informasi dari para pendengar. Dan menentukanj adwal pembacaan berita tersebut oleh penyiar

IV. DIVISI KEUANGAN DAN ADMINISTRASI UMUM

1. Tanggung Jawab :

1. Mencatat dan mencetak gaji pegawai radio.
2. Memberikan informasi tentang pendapatan yang diterima selama satu periode berjalan oleh radio.
3. Memberikan informasi tentang pengeluaran yang dikeluarkan selama satu periode berjalan dari radio.
4. Mencatat tanggal pembayaran tagihan piutang.
5. Memberikan informasi mengenai data absensi staff dan penyiar radio MENU MASTER. Master Pegawai Melakukan proses pencatatan data semua karyawan yang bekerja di radio radio. Karyawan ini dibedakan menjadi : Staff, Reguler, staff yang merangkap sebagai penyiar• Penyiar.

2. Inventaris
Melakukan pencatatan data peralatan administrasi kantor, seperti : komputer, sound system, telepon, meja, kursi dan lain-lain.

3. Dokumen
Melakukan pencatatan dokumen-dokumen penting yang dimiliki oleh pihak Radio.

4. User Management
Melakukan pencatatan mengenai pengaturan pengguna (user name dan password) program aplikasi di divisi keuangan

MENU ABSENSI
1. Data Absen
Melakukan pencatatan waktu datang dan keluar dari staff dan penyiar radio.

MENU KEUANGAN
1. Pengeluaran
1.1 Gaji Pegawai Informasi pengeluaran kas yang terjadi dalam pembayaran gaji pegawai dalam satu bulan.
1.2 Operasional Melakukan pencatatan setiap hari pengeluaran kas untuk kegiatan acara radio yang membutuhkan biaya.
1.3 Non Operasional Melakukan pencatatan pengeluaran kas jika adanya kegiatan acara radio yang membutuhkan biaya.

2. Pendapatan
2.1. Iklan Pendapatan yang berasal dari pembayaran iklan.
2.2. Lain-lain Pendapatan yang berasal selain dari pembayaran iklan, seperti pemberian modal usaha.
2.3. Neraca Melakukan pencatatan keadaan kas (Rugi / Untung).

4. Kas Kecil Melakukan pencatatan keadaan kas sehari-hari.

V.DIVISI SIARAN

Divisi siaran mempunyai tugas menayangkan semua produksi yang telah ditetapkan oleh bagian lain. Diantaranya :

• Menayangkan acara yang telah disiapkan oleh divisi produksi sesuai dengan jam yang telah ditentukan.
• Memutarkan Lagu.
• Memutarkan Iklan.
• Membacakan Berita Selain memutarkan lagu dan iklan, divisi siaran juga dapat menjalankan file film (movies file). Untuk menunjang kebutuhan pendengar radio jika terdapat acara karaoke. Untuk mempercepat pencarian lagu, seorang penyiar dapat memanfaatkan fasilitas cari lagu.
  

VI. DIVISI MONITORING

Setelah menentukan jadwal acara dan berita, divisi produksi memiliki tugas untuk memonitor penayangan lagu dan iklan sesuai dengan tanggal tersebut. Setiap penayangan memiliki laporan berbentuk bukti siar. Yang menyatakan bahwa acara/lagu/iklan tersebut telah disiarkan. Bukti siar tersebut dapat digunakan bila sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pihak yang menggunakan jasa radio, sebagai bukti bahwa iklan tersebut telah ditayangkan. Informasi yang ditampilkan merupakan data hasil pemutaran lagu dan iklan dari Divisi Siaran yaitu berupa waktu pemutaran iklan dan lagu pada tanggal tersebut. Hal ini dapat dikonfirmasikan dengan data yang diterima dari Divisi Marketing, pada saat menentukan jadwal pemutaran iklan.